I GZ 146/26

Naczelny Sąd Administracyjny w składzie: Przewodniczący Sędzia NSA Piotr Pietrasz po rozpoznaniu w dniu 6 maja 2026 r. na posiedzeniu niejawnym w Izbie Gospodarczej zażalenia N. Sp. z o.o. w W. na postanowienie Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Białymstoku z dnia 4 marca 2026 r., sygn. akt I SA/Bk 153/25 w zakresie odmowy doręczenia uzasadnienia wyroku w sprawie ze skargi N. Sp. z o.o. w W. na decyzję Zarządu Województwa Podlaskiego z dnia 4 lutego 2025 r., nr 5/2025 w przedmiocie określenia przypadającej do zwrotu kwoty dofinansowania z udziałem środków z budżetu Unii Europejskiej postanawia: oddalić zażalenie.

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Białymstoku postanowieniem z dnia 4 marca 2026 r., sygn. akt I SA/Bk 153/25 odmówił doręczenia uzasadnienia wyroku po rozpoznaniu wniosku N. Spółki z o.o. w W. o doręczenie uzasadnienia wyroku z dnia 21 stycznia 2026 r. w sprawie ze skargi N. Spółki z o.o. w W. na decyzję Zarządu Województwa Podlaskiego z dnia 4 lutego 2025 r. nr 5/2025 w przedmiocie określenia kwoty zobowiązania przypadającej do zwrotu. Sąd I instancji w uzasadnieniu postanowienia wskazał, że pismem nadanym drogą elektroniczną w dniu 27 stycznia 2026 r. K. S., działając w oparciu o pełnomocnictwo wystawione przez Prezesa Zarządu skarżącej Spółki, zwróciła się o wydanie odpisu ww. wyroku wraz z uzasadnieniem. Załączniki do pisma ogólnego, tj. wniosek o wydanie odpisu wyroku z uzasadnieniem oraz pełnomocnictwo nie zostały podpisane profilem zaufanym, podpisem osobistym lub podpisem elektronicznym. Zarządzeniem Przewodniczącego Wydziału WSA w Białymstoku z dnia 28 stycznia 2026 r. K. S. została wezwana do: - nadesłania za pośrednictwem e-PUAP podpisanych profilem zaufanym, podpisem osobistym lub podpisem elektronicznym załączników do pisma przewodniego z 27 stycznia 2026 r., tj. wniosku o wydanie odpisu wyroku wraz z uzasadnieniem oraz pełnomocnictwa (art. 46 § 2b ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. – Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz.U. z 2026 r. poz. 143, dalej jako: p.p.s.a.) w terminie 7 dni pod rygorem pozostawienia pisma bez rozpoznania. Jednocześnie wskazano, że pełnomocnictwo powinno być podpisane profilem zaufanym, podpisem osobistym lub podpisem elektronicznym przez osobę, która go udzieliła; - wykazania, że jest pełnomocnikiem zgodnie z art. 35 § 2 p.p.s.a. (treść przepisu wskazano w wezwaniu). Przedmiotowe wezwanie doręczono w dniu 13 lutego 2026 r. (k. 300 akt). Sąd I instancji w uzasadnieniu zaskarżonego postanowienia wskazał, że zgodnie z art. 142 § 2 p.p.s.a. odpis wyroku z uzasadnieniem doręcza się wyłącznie stronie, która złożyła wniosek, a w tym przypadku po stronie skarżącej nie doszło do skutecznego złożenia wniosku, bowiem K. S. nie wykazała, że może być pełnomocnikiem procesowym skarżącej spółki. Zatem pomimo sporządzenia uzasadnienia (na wniosek organu) nie było możliwe jego doręczenie stronie, która nie złożyła skutecznego wniosku w tym zakresie. Sąd I instancji odmawiając doręczenia uzasadnienia wyroku wskazał, że Pani K. S. nie udzieliła odpowiedzi na wezwanie sądu w przedmiocie wykazania, że jest pełnomocnikiem zgodnie z treścią art. 35 § 2 p.p.s.a. Zażalenie na powyższe postanowienie w imieniu N. Spółka z o.o. w W. wniósł Prezes Zarządu skarżącej Spółki. Zaskarżonemu postanowieniu zarzucił naruszenie: I. art. 141 § 2 p.p.s.a. w zw. z art. 46 § 2b p.p.s.a. oraz art. 46 § 3 p.p.s.a. poprzez błędne przyjęcie, że wniosek skarżącej o doręczenie odpisu wyroku wraz z uzasadnieniem nie został skutecznie złożony, podczas gdy wniosek ten został przesłany drogą elektroniczną za pośrednictwem platformy ePUAP, a zarzucane braki formalne dotyczyły wyłącznie kwestii podpisu załączników do pisma przewodniego, nie zaś samego wniosku - co nie powinno skutkować odmową doręczenia uzasadnienia, lecz co najwyżej wezwaniem do uzupełnienia braków w trybie art. 49 § 1 p.p.s.a. II: art. 35 § 2 p.p.s.a. w zw. z art. 46 § 3 p.p.s.a. poprzez błędne przyjęcie, że K. S. nie wykazała przymiotu pełnomocnika procesowego skarżącej zgodnie z art. 35 § 2 p.p.s.a., w sytuacji gdy Sąd na etapie wezwania do uzupełnienia braków formalnych z dnia 29 stycznia 2026 r. wezwał ją do wykazania, że jest pełnomocnikiem - co oznacza, że Sąd dopuścił możliwość konwalidacji tego braku - a następnie, mimo przesłania przez K. S. w dniu 19 lutego 2026 r. pełnomocnictwa podpisanego profilem zaufanym przez Ł. K. (Prezesa Zarządu), odpisu pełnego KRS oraz zaświadczeń lekarskich. Sąd całkowicie pominął ocenę tych dokumentów, skupiając się wyłącznie na kwestii formalnego statusu pełnomocnika. III: naruszenie art. 141 § 2 p.p.s.a. w zw. z art. 6 p.p.s.a. poprzez odmowę doręczenia uzasadnienia wyroku w sytuacji, gdy Prezes Zarządu skarżącej -jedyna osoba uprawniona do samodzielnej reprezentacji Spółki - cierpi na nawracające [...], co zostało udokumentowane zaświadczeniami lekarskimi załączonymi do pisma z dnia 19 lutego 2026 r., a K. S. działała w jego zastępstwie w celu ochrony praw procesowych skarżącej, w tym zachowania 7-dniowego terminu na złożenie wniosku o uzasadnienie. W związku z powyższym autor zażalenia wniósł o uchylenie zaskarżonego postanowienia w całości, doręczenie skarżącej odpisu wyroku wraz z uzasadnieniem, ewentualnie: uchylenie zaskarżonego postanowienia i przekazanie sprawy WSA w Białymstoku do ponownego rozpoznania. Naczelny Sąd Administracyjny zważył, co następuje: Zażalenie nie zasługuje na uwzględnienie. W przypadku oddalenia skargi uzasadnienie sporządza się wyłącznie na wniosek, złożony w terminie siedmiu dni od dnia ogłoszenia orzeczenia, albo doręczenia odpisu sentencji wyroku (art. 141 § 2 p.p.s.a.). Zgodnie z art. 142 § 2 p.p.s.a. jeżeli uzasadnienie wyroku zostało sporządzone na wniosek strony, odpis wyroku z uzasadnieniem doręcza się tylko tej stronie, która złożyła wniosek. Wniosek o uzasadnienie wyroku jako pismo procesowe w postępowaniu sądowoadministracyjnym powinno spełniać wymogi przewidziane w art. 46 p.p.s.a. Stosownie do treści art. 46 § 3 p.p.s.a., warunkiem formalnym pisma procesowego wniesionego przez pełnomocnika jest dołączenie do niego pełnomocnictwa, jeżeli wcześniej nie zostało złożone. Kwestia związana z reprezentowaniem stron postępowania jest przez ustawodawcę limitowana poprzez wymienienie określonych osób dopuszczonych do reprezentowania strony w postępowaniu sądowoadministracyjnym (art. 35 p.p.s.a.). Przy czym, zgodnie z art. 35 § 2 p.p.s.a. (zd. 1) pełnomocnikiem osoby prawnej lub przedsiębiorcy, w tym nieposiadającego osobowości prawnej, może być również pracownik tej jednostki albo jej organu nadrzędnego. Do dochowania warunków formalnych pisma procesowego nie wystarcza złożenie przez pełnomocnika dowolnego pełnomocnictwa, lecz musi to być dokument pełnomocnictwa odpowiadający niezbędnym wymaganiom przypisanym dla pełnomocnictwa procesowego, z którego wynika upoważnienie do działania w imieniu strony w danej sprawie. Jak wynika z akt sprawy Zarządzeniem Przewodniczącego Wydziału z dnia 28 stycznia 2026 r. Pani K. S., która w imieniu skarżącej Spółki złożyła wniosek o wydanie odpisu wyroku z uzasadnieniem została wezwana do uzupełnienia braków formalnych złożonego wniosku w tym do wykazania, że jest pełnomocnikiem skarżącej Spółki zgodnie z art. 35 § 2 p.p.s.a. Treść przepisu 35 § 2 p.p.s.a. przywołana została w dręczonym w dniu 13 lutego 2026 r. (k. 300) K. S. wezwaniu. W ocenie Naczelnego Sądu Administracyjnego Sąd I instancji prawidłowo wezwał K. S. do wykazania, że jest ona pełnomocnikiem skarżącej Spółki zgodnie z treścią art. 35 § 2 p.p.s.a., a więc w tym przypadku pracownikiem skarżącej Spółki. Pani K. S. mimo prawidłowego wezwania i pouczenia nie wykonała w całości wezwania Przewodniczącego ponieważ nie wykazała swojego umocowania, co wyklucza przyjęcie, że występuje ona w sprawie jako pełnomocnik procesowy. Pani K. S. nie przedstawiła żadnego dokumentu, żadnej umowy potwierdzającej istnienie stosunku pracy łączącego ją ze skarżącą Spółką. Należy również zauważyć, że wskazany brak formalny dotyczył pisma procesowego jakim jest wniosek o sporządzenie i doręczenie uzasadnienie wyroku i podlegał konwalidacji w drodze wezwania do uzupełnienia braków formalnych pisma procesowego (art. 49 § 1 p.p.s.a). Pełnomocnik skarżącej pomimo, iż został wezwany do uzupełnienia wniosku o doręczenie uzasadnienia wyroku między innymi przez wykazanie, że jest pełnomocnikiem skarżącej Spółki zgodnie z art. 35 § 2 p.p.s.a., temu wezwaniu zadość nie uczynił. Zatem Sąd I instancji prawidłowo odmówił doręczenia uzasadnienia wyroku. Należy wskazać, że Sąd odmawia – w drodze postanowienia – sporządzenia uzasadnienia wyroku, jeżeli nie są spełnione przesłanki do uczynienia zadość żądaniu wnioskodawcy, w szczególności gdy wniosek złożono z uchybieniem terminu (zob. np. postanowienie NSA z 29.09.2009 r., II OZ 799/09, LEX nr 629037), gdy pochodzi on od podmiotu nieuprawnionego bądź jest on niedopuszczalny (Wegner J. (red.), Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi. Komentarz, WKP 2026). W niniejszym przypadku przedmiotowy wniosek pochodził od podmiotu nieuprawnionego bowiem złożyła go Pani K. S. która nie wykazała, że może być pełnomocnikiem procesowym skarżącej Spółki. Po stronie skarżącej nie doszło zatem do skutecznego złożenia wniosku. Pomimo sporządzenia uzasadnienia (na wniosek organu) nie było możliwe jego doręczenie stronie, która nie złożyła skutecznego wniosku w tym zakresie. Odnosząc się do argumentacji przedstawionej w zażaleniu i powołanego tam orzecznictwa w zakresie wadliwego umocowania pełnomocnika i obowiązku wezwania strony, podkreślić trzeba, że w dniu 2 lutego 2026 r. Naczelny Sąd Administracyjny podjął uchwałę o sygn. akt III OPS 2/25 w składzie siedmiu sędziów zgodnie z którą: "Podpisanie skargi przez osobę, która nie przedstawiła dokumentu pełnomocnictwa stanowi brak formalny skargi podlegający usunięciu, na podstawie art. 49 § 1 w związku z art. 57 § 1 i w związku z art. 46 § 1 pkt 4 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. – Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz.U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.), przez jej wezwanie do dołączenia dokumentu pełnomocnictwa; nieusunięcie braku formalnego skargi stanowi podstawę do jej odrzucenia zgodnie z art. 58 § 1 pkt 3 w związku z art. 49 § 1 i w związku z art. 46 § 3 powołanej ustawy". W powyższej uchwale powiększony skład Naczelnego Sądu Administracyjnego wyraził jasne stanowisko, że w sytuacji, gdy pełnomocnik, który wniósł skargę, na wezwanie Sądu nie dołączył do akt sprawy sądowoadministracyjnej dokumentu pełnomocnictwa, skarga powinna zostać odrzucona na podstawie art. 58 § 1 pkt 3 p.p.s.a w związku z art. 49 § 1 w zw. z art. 46 § 3 p.p.s.a. Nie ma przy tym znaczenia, czy pełnomocnik należy do grupy "profesjonalistów", o których mowa w art. 35 § 1 p.p.s.a czy też do pozostałych osób wymienionych w art. 35 § 1 p.p.s.a oraz art. 35 § 2-6 p.p.s.a. Naczelny Sąd Administracyjny w składzie orzekającym w niniejszej sprawie, będąc związany powołaną wyżej uchwałą podziela zawarte w niej stanowisko. Sąd I instancji nie miał zatem obowiązku podjęcia dalszych czynności w celu potwierdzenia istnienia pełnomocnictwa, w szczególności wezwania bezpośrednio Prezesa Zarządu Spółki do uzupełnienia braku formalnego wniosku o doręczenie uzasadnienia wyroku poprzez wykazanie umocowania ustanowionego pełnomocnika. Odpowiedzialność za zaniechanie wykonania przez pełnomocnika wezwania Sądu do uzupełnienia braku formalnego pisma ponosi jego mocodawca. Należy również dodać, że okoliczności, na które wskazuje autor zażalenia dotyczące stanu zdrowia Prezesa Zarządu Spółki mogłyby być ewentualnie brane pod rozwagę przy rozpatrywaniu wniosku o przywrócenie terminu do złożenia wniosku o doręczenie uzasadnienia wyroku (jeżeli taki wniosek zostałby złożony). Nie mają one jednak znaczenia przy ocenie prawidłowości działania Sądu I instancji na etapie badania wymogów formalnych złożonego wniosku. Wobec stwierdzenia, że kwestionowane postanowienie Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego prawa nie naruszało, Naczelny Sąd Administracyjny na podstawie art. 184 w zw. z art. 197 § 2 p.p.s.a. orzekł jak w sentencji postanowienia.